Должностная инструкция; Разработка и разделы должностных инструкций характеристики должностей служащих предназначены для применения.
В чем отличие профиля должности от должностной инструкции? В этом случае к задаче описания должностей подходят комплексно, стремясь.
На текущий момент в каталоге размещено свыше 1 400 должностных инструкций Должностная инструкция — это руководство к действию для самого.
Основные требования, предъявляемые к оформлению и содержанию должностных инструкций Известно, что управляемость и эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависят от организации работы персонала. Ключом к решению многих управленческих задач является разработка хорошо продуманных, структурированных, практичных должностных инструкций. Важность этого понимается во всех организациях.
Должностная инструкция — основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия сотрудников. Разработать такую инструкцию — непростая и ответственная задача. Она усложняется многократно, если необходимо составить десятки или сотни таких документов для большой организации. Какой должна быть структура инструкции, что в ней нужно отражать, как оптимизировать процесс ее разработки и привлечь к нему руководителей подразделений — эти вопросы освещаются в статье. Зачем нужна должностная инструкция? Однажды автор этой статьи случайно оказалась свидетелем того, как руководитель отдела, отчитывая подчиненного за плохое выполнение им своих функций, услышал встречный вопрос (вполне резонный): «А где записано, что я вообще должен это делать?». Действительно, если функции сотрудника не описаны и/или он с ними формально не ознакомлен — то и потребовать их исполнения нельзя. Небрежность в определении круга обязанностей работников, к сожалению, характерна для многих украинских компаний. На первых порах, пока количество сотрудников невелико и любой вопрос можно решить посредством личных коммуникаций, потребности четко прописывать функции по каждой должности не возникает. С ростом компании увеличивается количество сотрудников, поэтому появляется необходимость формализации всех процедур и фиксации их во внутренних организационно-распорядительных документах, одним из которых и является должностная инструкция. В реальной практике отношение к должностной инструкции весьма неоднозначно: одни полагают, что это «ненужная бумага», замедляющая работу. Другие — возводят ее «на пьедестал», считая неприкасаемым документом, в котором недопустимы никакие изменения, как это было с должностными инструкциями советских времен, написанными формально и перегруженными ссылками на множество нормативных документов. Тогда все нормы на предприятиях регламентировались различными министерскими документами, и рыночная конкуренция просто отсутствовала. Должностные инструкции того времени были типовыми для каждой отрасли. С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов. Чтобы четко организовать работу сотрудников и облегчить подбор кандидатов на должности, многие компании стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности — профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, разнообразные профили должности. К сожалению, зачастую должностную инструкцию путают с профилем должности, а иногда даже пытаются подменить одно другим. Для многих украинских компаний характерно, что до определенного времени они развиваются «естественным образом», и лишь на каком-то этапе «живая» структура и фактически сложившееся распределение функций фиксируются во внутренних организационно-распорядительных документах. Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника — в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним. Должностные инструкции используются на разных этапах привлечения сотрудника и его работы в организации: При подборе персонала в компанию. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, на основе оценки соответствия кандидатов на вакантные должности требованиям организации. При введении в должность нового сотрудника в период его адаптации в компании. На основе должностной инструкции можно составлять трудовой договор с работником. Это позволяет быстро ознакомить сотрудника с обязанностями и правами на новом месте, ввести его в общий процесс деятельности. При оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей. На основе этих данных строится система материального стимулирования. Для оперативного управления деятельностью сотрудников компании. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: в ней определено, каких действий от него ожидают и по каким критериям оценивают результаты труда. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда. Для оценки исполнения или аттестации сотрудников. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и его соответствия занимаемой должности, для принятия кадровых решений о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п. Для выявления потребности в обучении. Должностная инструкция дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и принятия решения о необходимости его переподготовки. Структура и содержание должностной инструкции Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) квалификационные требования; 6) необходимые знания; 7) взаимодействия. В разделе «Общие положения» указывается: В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр. В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме: В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ. В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п. В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна. Особенности разработки должностных инструкций в крупной компании Вопросы, которые должны решать менеджеры по персоналу при разработке должностных инструкций, сложны и во многом похожи в разных организациях. Как подготовить такой документ, который был бы эффективным инструментом управления персоналом в руках линейных менеджеров? Как научить линейных менеджеров пользоваться этим инструментом? Кто, собственно, обязан его разрабатывать, и какова роль эйчара в этом процессе? Многим эйчарам рано или поздно приходится сталкиваться с необходимостью составления должностных инструкций. В некоторых учебниках по HR-менеджменту (как зарубежных авторов, так и отечественных) утверждается, что составление должностных инструкций в компании должен взять на себя эйчар. Это правильно и логично, когда в компании немного должностей (не более 20). Тогда задача эйчара понятна и выполнима: провести анализ и описание работ и грамотно составить на основании полученных данных должностные инструкции. А как быть, если компания имеет матричную структуру и/или в ней более 100 должностей? В этом случае разрабатывать должностные инструкции должны руководители подразделений: именно они составляют стратегические планы развития своих подразделений, в которых обязательно учитывается роль сотрудников как одного из ключевых ресурсов компании. Кроме того, должностные инструкции — это не догма, не раз и навсегда застывшие нормы. Они должны пересматриваться и изменяться с периодичностью не реже одного раза в год, в зависимости от изменения целей и стратегии развития компании. Их необходимо править и дополнять. Функция эйчара в данном случае — помочь линейным менеджерам в грамотном оформлении должностных инструкций, которые могут быть написаны или в соответствии с требованиями к документообороту стандартов ISO, или по внутрикорпоративным правилам. Эйчар должен участвовать в разработке типовых форм внутренних документов, а в дальнейшем — и в обучении всех менеджеров компании работе с этими документами. Первым шагом в реализации такого масштабного проекта, как разработка должностных инструкций для всех сотрудников организации, должно стать составление плана, в котором эйчару необходимо отразить все этапы проекта, указать лиц, ответственных за каждый из них, обязательно определить сроки реализации каждого этапа. Реализация проекта разработки большого количества должностных инструкций в крупной компании должна планироваться и производиться поэтапно, например, в такой последовательности: Оценить ресурсы, необходимые для реализации проекта, определить задачи, сроки их выполнения и ответственных за соблюдение сроков. Перед выполнением проекта важно оценить потребность в необходимых временных, материальных, кадровых и финансовых ресурсах. Также важным моментом при разработке должностных инструкций является привлечение к данному проекту в качестве консультантов юристов и сотрудников службы безопасности компании. И самое главное — в течение реализации проекта эйчар должен постоянно поддерживать связь со всеми его участниками, оказывая им консультативно-методическую помощь. Заручиться явной поддержкой топ-менеджеров и согласовать план реализации проекта с руководством компании. Для успешной реализации проекта эйчару целесообразно подготовить и согласовать с высшим руководством компании проведение совещания, во время которого обсудить проект разработки и введения в действие должностных инструкций. Необходимо показать, что и топ-менеджмент заинтересован в результатах данного проекта, что именно высшее руководство компании требует формализовать процессы управления персоналом. Подготовить опросник для сбора информации от линейных менеджеров и разработать инструкцию по его заполнению. Опросник, заполняемый линейными менеджерами, должен в точности соответствовать структуре и содержанию будущих должностных инструкций, вопросы должны быть четкими и однозначными. Необходимо также уже при подготовке опросника разработать алгоритмы анализа и обработки полученной информации. Провести совещание с линейными менеджерами при участии высшего руководства компании, на котором мотивировать линейных менеджеров к разработке должностных инструкций, показав конкретную пользу от их применения для самих линейных менеджеров. Когда определены участники проекта, распределены их функции и зоны ответственности, необходимо вовлечь линейных менеджеров в сам процесс разработки должностных инструкций. Для этого необходимо собрать всех руководителей подразделений. (Если компания большая, то собрать всех менеджеров — процедура довольно сложная, и выполнить ее без поддержки первых лиц компании практически невозможно.) На совещании эйчару необходимо рассказать всем руководителям о том, каким образом они могут использовать должностную инструкцию как инструмент управления. Правильно будет акцентировать внимание линейных менеджеров на том, что наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно объяснять подчиненному его обязанности, ускорит процесс адаптации новых сотрудников и позволит сосредоточиться на живой работе с людьми. Образно говоря, эйчар должен «продать» свою идею и получить согласие всех менеджеров компании участвовать в разработке подобных документов, заинтересовать их результатами. На первой встрече нужно также сообщить об этапах и сроках реализации проекта. Также во время совещания необходимо проработать с линейными менеджерами инструкцию по заполнению опросника, ответить на возникающие вопросы, а затем вместе с руководителями подразделений заполнить один опросник как образец. Контролировать заполнение опросников в подразделениях. Очень важно регулярно отслеживать сроки и качество заполнения опросников, корректировать возможные ошибки. Собрать опросники, проанализировать полученную информацию и на ее основе подготовить комплекты должностных инструкций для подразделений; согласовать должностные инструкции с руководителями подразделений, при необходимости — внести коррективы. Разработка на основе заполненных опросников должностных инструкций для сотрудников подразделений — достаточно сложная задача, особенно когда при анализе полученной информации обнаруживаются «нестыковки» и расхождения в описаниях зон ответственности, порядке взаимодействия и функций некоторых сотрудников. Решить эти проблемы возможно только путем согласования с руководителями подразделений и внесения необходимых изменений в первоначальные варианты должностных инструкций. Утвердить должностные инструкции приказом по компании. Разработанные должностные инструкции необходимо утвердить приказом по компании и затем ввести в действие. Подготовка проекта этого приказа — тоже задача менеджера по персоналу. Грамотно разработанные должностные инструкции станут фундаментом системы управления персоналом в компании и помогут и руководству, и эйчару в ее построении. По материалам сайта HRЛига
Еще одно существенное отличие трудового договора от должностной Должностная инструкция включает в себя наименование должности в.
Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его Должностная инструкция — это руководство к действию для самого.
